浅谈检察档案信息化建设

检察档案信息化建设,就是以信息网络技术为基础,以电子检索为形式,以高效利用服务为目标,通过开发利用档案信息资源促进检察工作科学发展的现代检察档案管理工作模式。

检察档案的信息化管理。一是接收档案。加强电子文件归档管理和电子档案接收工作，逐步实施电子档案工程，就要采取传统档案的数字化和文书处理科室、档案室同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建信息化的检察档案。二是整理档案。对收集的档案进行数据化处理，即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化，同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息，并实现数字化。对部分文书信息进行数字化，逐步实现办公自动化和数据化。

检察档案信息化面临的问题。一是作为档案信息化基础的硬件和软件相对滞后。实施信息化管理的工具设施不完备，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等，导致纸质档案的转换、加工处理、整理分析工作受到影响。二是档案资源利用效率低。基层检察院档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，未能摆脱“重藏轻用”的局面：重视档案部门内部组织管理，轻视研究和预测检察机构及社会对馆藏信息的需求；重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视馆藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性；重视以实体为中心的“保管模式”，忽视息整合为中心的“后保管模式”。三是档案信息安全程度堪忧。检察系统对档案的信息化建设形成了一套管理制度体系，但没有相应的技术措施进行自动控制。在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，档案信息的安全受到严重威胁。四是档案人才的培养和使用远跟不上形势的需要。由于检察机关受人员编制数量所限，更受一些领导重业务、轻后勤的影响，档案业务部门人员配备不足，且人员的档案专业知识和法律业务知识相对比较欠缺，只能边干边学，严重影响了档案信息化在检察工作中的应用。

加强检察档案信息化建设。以检察档案信息化管理系统为平台,加大检察档案信息资源整合力度。引进档案信息数字化系统相关软件,对历史纸质档案进行数字化整合,完成历史档案的数字化扫描工作以及档案条目的输录工作；建设网络版的档案管理软件,实现部门立卷的档案管理模式,提高档案信息资源收集的效率,做到每个案件办理完毕,即时归档;加强对各类档案资源的系统化整合,实现各类档案信息资源的全面管理与利用,档案类型覆盖诉讼档案。

以规范化为目标,加强检察档案信息化制度建设。根据网上档案归档、借阅程序和要求,加强检察档案信息化制度建设，处理好保管与利用、保密与开放的关系,坚持内外有别,防止泄密事件的发生；设置查阅权限、出台档案保密等相关制度,明确岗位责任和操作规程,加强档案工作的有序运作,规范管理。

以教育培训为抓手,强化各级检察员的档案知识。大力开展档案管理人员教育培训工作,积极组织专职档案管理人员参加计算机技术、网络技术等现代信息技术的培训,更新知识体系；结合工作实际,组织兼职档案管理人员进行档案工作学习,提高档案工作人员的理论素养、知识水平和业务能力；开展档案知识普及教育,宣传档案知识、工作要求,增加检察人员对档案、归档的责任心,树立起“档案服务办案”的理念,提高档案资源的利用率。