公司部门太多了,管理企业邮箱有什么技巧吗？

买个企业版的邮件服务，服务商会教你怎么弄，他们更专业，相信专业的人做专业的事

企业部门多，各个部都有邮箱，管理部门有三个邮箱就可以了。一个是行政办公室要一个邮箱，二个是账务部要有邮箱，汇总账务上报老板。三个是老板要有一个邮箱。

邮件分类逻辑和管理方法会随着你的工种和职位高低有不同。有一个比较常用的方式和技巧可以供你参考：

1. 设定邮件的分类文件夹
2. 设定邮件自动分类规则，相关邮件会自动进到你在第一步里设定的分类文件夹

-作者亨利为"跨国公司C类高管"、"艺人"、"科学家"

日常工作邮件太多，一天动辄几十或上百封的邮件，确实需要较好的自动分类的逻辑和有效管理，不然要不是有时候错过了老板的重要邮件，或者是要找某项目一封重要邮件或附件，都要花很多时间…

以下以微软Outlook客户端或网页版展开解说

1. 设定邮件的分类文件夹

在邮箱的收件箱之外，你可以再设定以下的几个核心分类文件夹：

• 高优先级文件夹：这类是来处理你的老板、老板的老板等对你来说极为重要的人来的邮件
• 项目1文件夹：近期重点项目1
• 项目2文件夹：近期重点项目 2
• 项目3文件夹：近期重点项目 3
• 重要报告文件夹：每天会接收到的一些常规报告，可以都放在这个文件夹
• …
• 过往项目：已经完成的项目，比如上面的项目3完成后，可以把整个文件夹都拖到这个“过往项目”资料夹
• 低优先级文件夹：这类是来存放一些不重要的人来的邮件

成果如下图：

2. 设定邮件自动分类规则，相关邮件会自动进到你在第一步里设定的分类文件夹

自动分类可以把邮件按照你设定的条件，如发件人（比如你老板，或项目经理）、关键字（比如项目叫做“逆天“，自动分类可以把邮件标题里提到”逆天”这两个字的邮件都导到某个文件夹）、有无附件等自动把邮件导到你设定的文件夹里。详细流程请参考以下链接

如何快速outlook创建文件夹并自动分类https://jingyan.baidu.com/article/1e5468f946b8ac484861b759.html

----------以上是流程解说--------------

一旦做好这两步，以后你的邮件日常管理会容易得多。

你每天处理邮件的行为可以是这样的：

你每天任何时刻，都应该定时查看”高优先级”文件夹，这样确保自己不错过老板或重要人物的邮件，因为这类邮件常常都是重要且紧急的。而根据近期项目进展，比如当你需要进行项目1的工作或查看过往记录的时候，可以到项目1文件夹里找信息。当你需要找每天的常规报告，就到”重要报告文件夹”…依此类推。

好啦，我们的分享就到这里，欢迎大家讨论哦！

本文由微信公众号和头条号【听亨利说】原创，作者Henry Liu。

"C类高管"、"艺人"、"科学家"，这3个词的共同点是什么？是我，亨利 (Henry)。在这里，请你"听亨利说"，说职场、说人生、说一个一个我身边和自己有趣的故事。

设定邮箱命名规则。

若是需求开发前期，姓名，职务，部门

若是个人使用困扰，自定义命名规则，改备注就好（用邮箱客户端体验更友好）